VtigerCRM OSSの導入・運用 ｜ 外部連携

VtigerCRMのAPI・外部連携。freee・名刺管理・法人データで二重入力を減らす4つの方法

営業がCRMに受注を登録し、経理が同じ金額を会計ソフトに入力する。名刺を取り込んだあとに、会社名や住所を調べ直す。こうした業務は、項目ごとに更新元を決め、確認済みの情報を次のシステムへ渡すことで転記を減らせます。

OSS版VtigerCRM 8.4.0の標準APIを基準に、法人情報、名刺・問い合わせ、会計、地図・通知の4つの連携例と、既存アプリ・iPaaS・個別開発の選び方を解説します。

対象 VtigerCRM OSS 8.4.0 ／ 株式会社アイプランナー

転記を減らすには、どこで入力・更新するかを決める

名刺・顧客台帳・CRM・会計ソフトに同じ会社が登録されていると、社名が変わったときに更新先が分からなくなります。連携の前に、項目ごとに正とするシステム、転記先、更新する条件を決めます。顧客企業の名称、営業が使う拠点住所、請求先住所は、別々に管理することもあります。

営業・経理で合意する項目の例
データ正とする情報源の例引き渡しの条件
商号・本店所在地法人番号を照合した公的データ登録時に候補を確認し、CRMの該当項目へ反映する。
担当者・営業履歴CRM。名刺やフォームを受付に使う既存の担当者を照合してから登録・更新する。
請求内容・入金状態承認済みの請求データと、会計側の記録承認後に請求データを送り、必要に応じて入金状態を戻す。

同じ情報を両方のシステムで編集する場合は、どちらの値を優先するか、両方が変わった場合に誰が確認するかまで決めます。 CSV移行と名寄せの実務ガイド

標準Webservices APIと、外部に送るWebhookを分ける

外部からVtigerCRMのデータを読み書きする

OSS版の標準Webservices APIは webservice.php を入口に使います。外部アプリから、連携ユーザーに許可されたモジュールの検索・取得・作成・更新などを行えます。Vtigerのクラウド版や独自ゲートウェイを使う場合は、それぞれのAPI仕様を確認します。 Vtiger公式のWebservices API仕様

  1. GET の getchallenge でチャレンジトークンを取得します。
  2. POST の login でユーザー名と、チャレンジトークンとアクセスキーを連結してMD5で計算した値を送り、sessionName を受け取ります。
  3. セッションを使って describe で項目や必須情報を確認し、query、create、update などを呼び出します。検索は GET、作成・更新は POST で行います。関連項目には、APIが扱うレコードIDの形式を確認して渡します。

HTTPSを使い、連携専用ユーザーを必要なモジュールと操作に絞ります。連携処理はサーバー側で実行し、アクセスキー・セッション・外部APIトークンを保護します。検索ではセッションがクエリ文字列に入るため、アクセスログや監視ツールで値を記録しない設定を確認します。取得・更新の範囲は専用ユーザーでテストします。 VtigerCRMのセキュリティチェックリスト ／ ロール・プロファイルと共有ルールの設計

受注などの変化を外部へ知らせる

Webhookは、イベントをきっかけに外部URLへ通知を送る方式です。OSS版8.4.0の標準配布のワークフローにはメールや項目更新などのタスクがあります。任意URLへHTTP送信する汎用Webhookは、対応する拡張やカスタムタスク、または外部側の定期取得で構成します。標準のWebフォームは、WebサイトからCRMへ情報を受け取る用途で使えます。 OSS版8.4.0配布ソース ／ VtigerCRMのWebフォーム機能

OSS版を自社環境で運用する場合は、APIを呼ぶ側と受ける側の通信量、DB負荷、外部サービスの利用枠・料金を見積もります。費用を比べるときは、CRMと外部サービスの契約に加え、監視・再処理・変更対応の工数も含めます。 CRMの5年間の総所有コスト比較

VtigerCRMを起点にした外部連携の4例

連携 01 ｜ 法人データ

法人番号から商号・本店所在地を補完する

企業名で候補を探し、13桁の法人番号と本店所在地を照合してから、Gビズインフォ（gBizINFO）のデータをCRMの顧客企業に反映します。資本金や代表者などは取得できる法人・情報源を確認し、欠損値で既存項目を上書きしないようにします。法人番号で法人を識別し、支店・拠点は必要に応じて別のコードで管理します。 GビズインフォのAPI利用案内 ／ 国税庁の法人番号制度

EDINETは開示書類を確認する用途に向きます。取引先全体の基本情報を埋める用途は、対象法人と取得項目を確認してデータソースを選びます。 金融庁のEDINET API資料

最初の確認　同名の法人候補が複数ある場合に保留できるか、請求先・訪問先として登録済みの住所が意図せず変わらないかを試します。 vtplusのGビズインフォ企業登録支援（IPGBizInfo）

連携 02 ｜ 名刺・フォーム

名刺や問い合わせを、リードや顧客担当者に登録する

Sansanの名刺情報や、Webフォーム・MauticなどのMAから受け取った情報を、流入経路や営業の運用に応じてCRMのリード（見込客）または顧客担当者に登録します。Sansanは連携用ユーザーに許可されたデータを取得するため、API利用権限と取得範囲を確認します。フォームには受付ID、名刺には連携元IDを保持し、再送と既存登録を判別します。 Sansan API公式資料 ／ VtigerCRMと名刺管理の連携例

最初の確認　同じフォーム送信を再処理してもレコードが増えないか、会社名やメールだけで一意に決まらない場合に確認へ回せるかを試します。vtplusのSansan連携では、取り込み候補を確認し、顧客企業＋顧客担当者または見込客として反映できます。初回取得後は更新分を取り込めます。問い合わせへの返信とマーケティング配信は、それぞれの利用条件に沿って扱います。 vtplusのSansan連携 ／ vtplusのAI名刺取り込み

連携 03 ｜ クラウド会計

freeeへ請求データを渡し、入金確認の転記を減らす

営業の受注情報から、経理が確認した請求データをfreeeへ引き渡します。freee会計APIで扱う取引先や取引の情報と、freee請求書APIで扱う帳票を分けて設計します。接続にはOAuth 2.0を使い、対象事業所・権限・連携するAPIを確認します。 freee会計API ／ freee請求書API

取引先・請求・入金を別々に決める
工程連携内容の例確認事項
取引先の対応付けCRMの取引先コードと、会計側の取引先IDを対応付ける。同名の取引先、事業所の違い、未登録時の扱い。
請求データの引き渡し承認済みの明細・金額・税区分を送り、相手側のIDを保存する。分割請求、訂正・取消、承認・発行・送付を行う場所。
入金状態の参照必要に応じて会計側で確認した結果をCRMへ反映する。取得元、反映頻度、部分入金・手数料・過入金の扱い。消込の実行範囲は別途確認する。

最初の確認　通信が途切れたときに会計側を照合できるか、同じ請求を再送しても二重作成されないかを試します。vtplusのfreee連携（IPFreeeConnect）では、顧客企業とfreee取引先を確認してひも付け、CRM請求書の明細・金額をプレビューした上でfreee請求書を作成できます。送付・決済・取消などの状態は手動または定期処理で取得します。請求書の送付、会計取引の登録、入金消込の操作はfreee側で行います。 vtplusのfreee連携

連携 04 ｜ 地図・予定・通知

訪問先への地図リンクと、受注時のチャット通知を用意する

顧客住所からGoogle マップを開くリンクは、Maps URLsを使って検索や経路案内へ渡せます。地図の埋め込み、周辺顧客の表示、訪問順の最適化が必要な場合は、対応する機能と利用条件を別途確認します。 GoogleのMaps URLs仕様 ／ VtigerCRMのマップ表示のカスタマイズ

承認済みの受注をSlackやTeamsに知らせる場合は、CRMのレコードリンクと必要な項目だけを送ります。カレンダー連携は予定IDを持ち、日時変更や取消の更新先を決めます。 SlackのWebhook仕様 ／ TeamsのWorkflowsによる通知

最初の確認　再保存で通知が重複しないか、通知先のメンバーが業務上の閲覧範囲に合っているかを試します。商談履歴をAIで要約する場合は、送信する情報と確認者も別に決めます。 VtigerCRMの生成AI活用例

YoomなどのiPaaS、個別開発、vtplusを比較する

実装方法ごとに先に確かめること
実装方法向く要件費用・運用の確認
iPaaS（Yoomなど）フォーム、定期取得、チャット通知など、既存の連携部品を使える処理。対応コネクター、認証、接続経路、プラン、実行枠、再処理。
PHPなどで個別開発独自の基幹システムや、変更・取消・照合まで扱う処理。API変更時の保守担当、認証情報の管理、監視と更新時の再検証。
vtplusの業務支援アプリ法人情報、名刺、請求データなど、既存アプリの機能が合う処理。アプリの対応範囲、外部サービスの契約、設定支援と追加設計の範囲。

YoomなどのiPaaSで組む

iPaaSはクラウド上で複数のアプリをつなぐサービスです。Yoomは未連携アプリ向けにカスタムアプリやカスタムコネクトを案内しています。VtigerCRM OSSへつなぐ場合は、チャレンジ取得、ハッシュ計算、ログイン、セッション利用まで実行できるか検証します。設定で吸収できない部分は、中継サービスや専用アプリを検討します。閉域のCRMは接続経路と許可範囲を先に設計します。 Yoomのカスタム連携の仕様・利用条件 ／ アイプランナーのVtigerCRM × Yoom連携支援

外部APIや拡張モジュールを個別に開発する

既存のコネクターで業務要件を満たせない場合は、外部の連携処理からWebservicesを呼ぶ構成や、vtlibでCRM側に操作・イベントを追加する構成を検討します。連携処理を分けて管理し、VtigerCRMや外部APIの更新時にテストできる形にしておきます。 標準設定・既存拡張・個別開発の境界線

vtplusの業務支援アプリから選ぶ

Gビズインフォ、Sansan、freeeなどの連携アプリを自社の要件と照合し、設定で使える範囲と追加設計が必要な範囲を分けて見積もります。関連する業務では、一覧Excel出力や受注予実管理も確認できます。AI利用や外部サービス、運用・保守の費用は構成に応じて確認します。 vtplusの導入支援・料金 ／ 日本仕様化の5つの設定

最初の1本を、再送と照合までテストする

承認済みの請求データを1件だけ渡すなど、範囲を絞って試します。送信元ID・送信先ID・処理結果をひも付け、次の4点を確認します。

  1. 正常時　想定した項目・権限で登録でき、元のレコードから照合できる。
  2. 再送時　タイムアウトで結果が不明なら相手側を照合する。同じ依頼を再処理しても二重登録されない。
  3. 例外時　認証切れ、項目不足、相手側の利用制限を検知し、担当者が対象だけを再処理できる。
  4. 変更・取消時　どのシステムで訂正し、いつ反映するかを確認する。履歴を追えるよう処理結果を残す。

導入前後で、転記件数と所要時間、手動確認やエラー対応にかかった時間を同じ期間で比べます。削減効果と運用の手間を見て、次に連携する業務を決めます。

vtplus ｜ 外部API・業務自動化の相談

営業から経理へ、同じデータを何度も入力する作業を減らす

利用中のシステム、減らしたい転記、月間件数、承認や取消の手順をお知らせください。freeeや名刺管理との連携、YoomなどのiPaaS、既存アプリの活用や個別開発を、必要な範囲から整理できます。

vtplusに外部API・会計連携を相談する 業務支援アプリを見る