VtigerCRMの組織・権限設計。部・課・係、兼務、代理入力をどう設定するか

Step 1　機密性の高いモジュールは非公開（Private）を起点にする

CRM設定の「共有アクセス」で、案件・見積・顧客企業・顧客担当者の共有方式をモジュールごとに確認します。この例では案件をPrivateにします。顧客マスターを全社で参照する会社では、顧客企業は業務に必要な公開範囲を別途決め、案件や見積への影響をテストします。

Privateを設定したうえで、所有者、階層、グループ、追加共有、関連レコードなどによるアクセス経路を確認します。管理者と「すべて表示／すべて編集」の権限を持つ利用者は、一般の担当者と結果が異なるため、プロファイルも合わせて確認します。 情シス向けセキュリティチェックリスト

Step 2　ロールで管理の階層を作る

営業部長の下に営業1課長・営業2課長を置き、それぞれの下に営業1課担当・営業2課担当のロールを作ります。係長だけが係のデータを管理する要件がある場合は、その配下に係の階層を作ります。同じ権限で運用する役職はまとめて扱えます。

案件を個人に割り当てた場合、配下の担当者が所有する案件へのアクセスはロール階層とプロファイルで決まります。同じ課の同僚の案件を閲覧させる要件は、次の共有ルールで設定します。ロールの「割り当て可能なユーザー」の設定は、担当者の選択範囲として確認します。

Step 3　対象モジュールに課内の共有ルールを作る

営業1課長と営業1課担当のロールを含む「営業1課内閲覧」グループを作成します。営業2課も同じ構成で作成します。CRM設定の「共有アクセス」で案件のカスタム共有ルールを追加し、次のように設定します。

課長が所有する案件も課員に見せる場合は、その共有元を別に決めます。

共同編集が必要なときは、対象データと対象者を確認したうえで「読み取り／書き込み」を選び、プロファイルの編集権限も確認します。保存後は一般ユーザーで再ログインし、同じ課の別担当者の案件を閲覧できることと、他課の案件を閲覧できないことを確認します。

ケース1　営業1課長が2課を兼務する

佐藤さんの主ロールを営業1課長にし、佐藤さんを「営業2課兼務」グループに追加します。案件の共有ルールでは「営業2課担当」ロールを共有元にし、兼務グループに読み取り専用で共有します。2課長自身や配下の複数ロールが持つ案件まで必要なら、対象を確かめて「営業2課長とその配下」を共有元の候補にします。

編集が必要な場合は、対象モジュールの共有を読み取り／書き込みに設定し、主ロール側のプロファイルも確認します。兼務終了日を記録し、終了後にグループから外してアクセスが消えることを確認します。上位ロールを使う場合は、その配下の全範囲を恒常的に管理する職務かどうかで判断します。

ケース2　営業事務が自分のアカウントで見積を代理入力する

鈴木さんには「営業事務」ロールと専用プロファイルを割り当てます。見積モジュールで作成・編集を許可し、1課・2課の対象ロールが所有する見積を「営業事務」ロールまたは専用グループへ読み取り／書き込みで共有します。参照する顧客企業や案件は、必要な範囲の閲覧から検討します。

見積作成時に営業担当者を所有者として選べるかを、ロールの担当者割当範囲と保存結果で確認します。実際に入力した人と案件を担当する人を区別できるよう、作成者の確認方法と、変更履歴が必要な操作を決めます。削除や標準CSV出力はプロファイルで制限し、レポート・API・拡張による出力は利用経路ごとに検証します。

ケース3　部門横断プロジェクトの案件だけを共有する

「新商品PJ」グループに東京・大阪・開発の参加者を個別に追加し、対象案件の「担当者（Assigned To）」にグループを指定します。案件モジュールがPrivateの状態で、参加者がプロファイルの範囲で閲覧・更新できるか確認します。非参加者、参加者の上位ロール、既存の共有ルールや関連モジュール経由でも確認します。監督者が必要な場合は、明示的に参加者とアクセス範囲を決めます。

所有者をグループに変更すると、担当者条件で動く通知・ワークフロー・一覧や集計結果が変わる場合があります。個人の責任者は必要に応じて別項目に残し、グループ所有と担当・実績の帰属を運用上も区別します。終了時は参加者の削除、案件の引き継ぎ、関連する見積や添付の扱いまで決めます。