姓名順からインボイスまで。VtigerCRMを日本の営業に合わせる5つの設定

01　顧客担当者を登録する

氏名を「姓・名」順で表示する

「山田 太郎」が、入力画面では正しくても、関連リストでは「太郎 山田」と表示されることがあります。姓と名の保存先を保ち、一覧・詳細・検索結果・関連リスト・メール差し込みで、どの順に表示されるか確認します。社内ユーザー名や、外部に出すCSV・帳票も対象に含めます。

確認方法　同じ担当者を一覧と関連リストで開き、検索で見つけてから、メールのプレビューで宛名を確認します。

02　取引先の住所を登録する

郵便番号、都道府県、市区町村・番地、建物名の順に整える

国内住所で入力する順番に合わせて欄を並べ、都道府県は選択式にすると表記を揃えやすくなります。郵便番号の先頭に0が付く住所を扱うため、CSVや外部連携では郵便番号を文字列として確認します。請求先と納品先が異なる場合は、どちらを帳票へ出すかも決めます。

郵便番号から住所候補を補完する場合は、番地や建物名の入力を残し、候補を担当者が選べるようにします。既存の住所項目と補完先の対応は、実データの形式に合わせて確認します。

参照先　日本郵便の郵便番号データ ／ モジュールの画面・項目を設定する方法 ／ vtplusの住所入力支援アプリ

03　見積の金額を入力する

円の表示と、消費税の計算を分けて確認する

円の小数表示をどこで省くかは、画面・帳票・CSVで個別に確認します。税額の計算は、税込・税抜、適用税率、値引きの扱い、丸め方を経理と揃えます。見積から請求へ進んだときに金額が変わる場合は、どの段階で再計算されるかを確認します。

適格請求書に載せる消費税額等に1円未満の端数が出る場合、丸める単位は請求書1件の税率区分ごとで、各区分につき1回です。切り捨て、切り上げ、四捨五入のいずれを採用するかは、経理の運用と揃えます。

確認例　税抜1,005円の明細が2行、税率10％、切り捨ての場合。税率別の合計2,010円から計算した税額は201円。明細ごとに丸めた税額を足すと200円になり、1円ずれます。

参照先　国税庁 インボイスQ&A 問57 消費税額等の端数処理

04　検索、宛名、次回対応を揃える

フリガナ、敬称、営業日のルールを決める

• フリガナ　会社名と担当者名のどちらをカナで探すかを決め、必要な項目と検索対象を設定します。全角カナなどの入力ルールを揃え、既存データの取り込み後にも検索を試します。
• 敬称　会社・部署宛ては「御中」、個人宛ては「様」など、宛先に合わせてテンプレートで出し分けます。宛名欄と差し込みで敬称が重ならないか確認します。
• 営業日　祝日や自社休業日を確認する方法を決めます。納期やフォロー期限を営業日で自動計算する場合は、休日の管理と期限計算をセットで検証します。

設定の参考　定義リスト ／ カレンダー・予定・タスクの操作

05　見積書・請求書を出す

インボイスの記載事項と、日本式帳票の使いやすさを確認する

まず、見積書・納品書・請求書の役割を分け、どの書類やデータを適格請求書として交付するかを経理と決めます。請求書と納品書などを組み合わせる場合は、書類番号などで関係が分かり、全体で記載事項を満たすことを確認します。

適格請求書を発行する場合の確認項目

• 発行側の名称と登録番号（T＋13桁）、交付先の名称。
• 取引日と取引内容。軽減税率の対象品目があれば、その区分。
• 税率ごとに集計した取引金額、適用税率、税率別の消費税額等。

表題、敬称、印影欄、振込先は、自社や取引先の書式に合わせて配置します。日本語の長い商品名や複数ページの明細もPDFで開き、文字の折り返し、改ページ、合計欄を確認します。会計ソフトやExcelへ引き渡す場合は、取引先コードや税区分などの対応を揃え、CRMと経理の両方で金額を照合します。

参照先　国税庁 適格請求書等の記載事項 ／ 国税庁 登録番号とは ／ vtplus 帳票デザイナー