［VtigerCRM］ワークフロー機能で自動化・省力化

VtigerCRMの機能の中でも最も利用価値の高い機能がワークフロー機能だと思います。

VtigerCRMを導入したらぜひワークフロー機能を使いこなして効率化・省力化を実現してください。

ワークフローを作成する

管理者画面の左メニューから[オートメーション]>[ワークフロー]を開くと下記画面になります。

右上の[新規ワークフロー]ボタンをクリックします。

設定する箇所は４か所です。

NO	項目	内容
1	基本情報	以下を設定します。・ワークフローの名前・ワークフローの対象となるモジュール・ワークフローの有効・無効（inActive）
2	ワークフローのトリガー	ワークフローを実行するタイミングを設定します。
3	ワークフローの条件	ワークフローを実行する条件を設定します。
4	ワークフローのアクション	ワークフロー実行時のタスクを設定します。

上記の2から4について説明します。

以下に整理します。

NO	タイミング	内容
1	作成	該当モジュールのデータを作成したタイミングで実行
2	更新（作成を含む）	該当モジュールのデータを更新又は作成したタイミングで実行
3	時間間隔	設定した任意のタイミングで実行・毎時 → 保存時の時間の1時間後に最初の実行タイミングを設定・毎日 → 指定した時間で設定・毎週 → 曜日と時間を設定・特定日 → 特定月日と時間を設定・毎月の特定日 → 1～31日までの特定日と時間を設定・毎年 → 月日（複数可）と時間を設定

この[時間間隔]という設定が非常に効果的に使えます。バッチ処理のような動きをさせることができます。

例えば、毎月月末にお客様にお知らせメールを自動送信したり、月末のタイミングで請求データが未入金のお客様に対して未入金額をお知らせするメールを送ったりすることができます。

このようにアイデア次第で様々なデータ処理を自動化することができます。

上段が[AND]条件、下段が[OR]条件になります。該当モジュールの各フィールドと一部の関連モジュールのフィールドを選択し設定することができます。利用できるフィールドは作成したいモジュールによってかわります。

例えば、商談モジュールであれば、案件の進捗ステータスが[受注]に変更されたら、上長にメールを送信するといったことが設定できます。

設定できるアクションを以下に整理します。

NO	アクション名	内容
1	メール送信	メールを送信します。宛先、送信者、件名、内容を設定できます。
2	カスタム関数の呼び出し	あらかじめ作成したカスタム関数（プログラミングが必要）を呼び出し実行します。
3	タスクを作成	TODO（タスク）を作成します。
4	予定を作成	イベント（予定）を作成します。
5	フィールドを更新	フィールドの内容を更新します。
6	レコードを作成	関連するモジュールのレコードを作成します。