［VtigerCRM］メールコンバーターで業務を効率化

ワークフローと同様に使いこなすと便利な機能の一つがメールコンバーター機能になります。

メールコンバーターは、メールの受信をトリガーにCRMのデータを自動で作成したり、更新したりする機能になります。

例としては、

info@～アドレス宛にユーザーからメールを受信したら自動的に顧客担当者情報を作成しかつ紐づいた問合せ情報を作成するなどということが可能になります。

メールコンバーターの設定

管理者画面の左メニューの[他の設定]>[メールコンバーター]を開きます。

初回の設定の場合は以下の画面が表示されます（次回からは表示されません）。

中央の[今すぐメールボックスを作成]か、又は、右上の[メールボックスを追加する]をクリックしてください。メールーコンバーターの設定は複数可能ですので追加するときには右上のボタンで追加していきます。

メールボックスの設定になります（受信メールの設定）。

設定項目	内容
Scanner Name	名前です。後から理解できる名前を付けておきましょう。英数で設定します。
Server	受信用メールサーバー
User Name	通常はメールアドレスかと思います。
Password	メールのパスワードを設定
Protocol	メール環境に合わせて設定
SSL Type	メール環境に合わせて設定
SSL Method	メール環境に合わせて設定
Look For	受信ボックス内のメールの探し方を設定します。 [全て] or [未読]
After Scan	VtigerCRMが受信メールボックスをチェックした後のメールの扱いを設定します。 [UNCHANGED]　—　変更しない [未読]　—　未読にする [既読]　—　既読にする
ステータス	チェックボックスのチェックを外すと使用不可になります。
Time Zone	GMT +9:00 を設定します。

入力を終えたら[次へ]をクリックします。設定内容に問題があってサーバーに接続できない場合はエラーメッセージが出ます。設定をし直してみてください。内容に問題なければ次の画面に遷移します。

次に受信メールをチェックするフォルダを選択します。

最後に[ルール]を設定します。取り込みの条件と取り込み時のアクションを設定します。

基本情報の設定項目は下記になります。

設定項目	内容
From,TO,Cc,C,Bcc	各メールアドレスを条件に設定できます。
件名	件名の中に含まれるキーワードを条件設定できます。
本文	本文の中に含まれるキーワードを条件設定できます。
一致	各条件がand条件なのか、or条件なのかを設定します。 ※右側の[すべての条件]はor条件です。誤訳になっています。
アクション	メールの処理方法を指定します。
担当	作成・更新されるデータの処理担当者を指定します。

設定できるアクションを整理すると以下のようになります。

※一部、確認中があります。確認でき次第更新いたします。

アクション	内容
チケットの作成（顧客担当者付き）	メール情報を元に顧客担当者を作成し、合わせて問合せ情報も作成
チケット更新	確認中
見込み客の作成	メール情報を元に見込み客を作成
顧客担当者を作成	メール情報を元に顧客担当者を作成
顧客企業の作成	メール情報を元に顧客企業を作成
顧客担当者に追加[From]	［顧客担当者］の［メール］タブにメール情報を追加
顧客担当者に追加[To]	確認中
見込み客に追加[From]	［見込客］の［メール］タブにメール情報を追加
見込み客に追加[To]	確認中
顧客企業に追加[From]	［顧客企業］の［メール］タブにメール情報を追加
顧客企業に追加[To]	確認中