前書き
過去の記事でVtigerCRMのインストールと基本的な初期設定について説明してきました。今回は顧客データのインポート作業についてご説明します。
CRMシステムとして活用していくためには、既存の顧客管理システム・販売管理システム・EXCELの顧客台帳などを元にVtigerCRMにインポートするための顧客データを準備しインポートする必要があります。
最低限必要なデータは［顧客企業］データになります。これは自社の基幹システムなどから抽出することで準備できるかと思います。
次に重要なのが［顧客担当者］データになります。こちらも基幹システムなどで管理されている場合はそちらのデータを元に準備していただく形になります。データ化されていない場合は営業担当の名刺データなどを元に作成することになります。
これ以外にも［商談］データや［問合せ］データなどVtigerCRMのほとんどのモジュールがデータのインポートに対応しています。
インポートデータを作成する時のポイント
名寄せを行う
インポートデータを作成する時に重要なポイントが名寄せです。
例えば、社内にある複数のリストに企業名が［株式会社あいうえお］や［㈱あいうえお］や［株式会社 あいうえお］などで登録されている場合、名寄せを行わずにデータをインポートすると全て別の企業として登録されてしまいます。
インポートデータに関しては重複データが存在しないように必ず［名寄せ］作業を行ってください。
インポートデータのファイルを作成する
名寄せが終わり整理されたインポートデータは各項目がカンマなどで区切られたcsv形式のファイルにする必要があります。csv形式のファイルの作成ポイントは以下になります。
①文字コードはUTF-8であること
②先頭行には列名をいれること（VtigerCRMの項目名と同じ列名にするとインポート時の設定で自動的にマッピングされます）
インポート処理の手順
顧客企業データのインポートを例に処理の手順を説明します。
顧客企業の画面を開き、右上のインポートをクリックします。
［Select from My Computer］をクリックし、あらかじめ自分のパソコン内に保存したインポート用のcsvファイルを選択し画面下の［次へ］をクリックします。
重複処理の設定画面が出ます。今回は初回のインポートなので、画面下の［Skip this step］をクリックしてください。※重複処理については今後記事化する予定です。
項目のマッピング設定の画面で、csvファイルのどの項目がVtigerCRM側のどの項目になるのかを設定していきます。前掲通りcsvファイルの列名をVtigerCRM側の項目名に合わせて作成しておけば自動的にマッピングされます。項目のマッピングが終わったら［インポート］ボタンをクリックしてください。
処理結果が表示されます。問題が無ければ［完了］ボタンを押せばデータがインポートされます。問題があれば赤ボタンの［~取り消す］を押せばデータはインポートされずに削除されます。
以上が基本的なインポート処理になります。
記事の最後に、インポート処理の注意点を上げておきます。大量データの一括インポートは予期せぬ出来事が発生する可能性もあるため（決してできないわけではありませんが）、数百件単位で処理をした方が安心して作業をすすめることができます。
以上となります。