VtigerCRMで見積書・請求書を発行する。インボイス制度・電子帳簿保存法の実務ガイド

VtigerCRM標準のPDFで確認する3つのポイント

OSS版VtigerCRMには見積・受注・請求書などのモジュールとPDF出力があります。まず実データに近い見本を1件出力し、次の観点で自社の書式と比較します。 OSS版8.4.0配布ソース ／ 見積書・請求書出力の基本

1. 宛名とレイアウト。 法人宛の「御中」、個人宛の「様」、見積の有効期限、請求の支払期日や振込先を確認します。社印やロゴ、合計欄の位置は、取引先の指定と自社の運用で決めます。
2. 制度上必要な項目。 登録番号、取引年月日、適用税率、税率別の対象額・税額が印字されるかを確認します。見積書で表示する項目と、適格請求書として交付する書類の記載事項を分けます。
3. 文字・明細・計算。 長い社名や住所、髙・﨑などの文字、複数ページの明細を確認します。税率別の合計と端数処理は、会計側の結果と照合します。

姓名・住所・通貨など日本仕様化の5つの設定 ／ PDFの日本語文字化け対策

適格請求書に必要な6項目と、消費税の端数処理

通常の適格請求書は、登録を受けた適格請求書発行事業者が交付します。書類の名称を問わず、納品書と月締め請求書を対応する番号で結ぶなど、関連が明確で取引内容が分かる複数書類で要件を満たす方法もあります。取引前の見積書には、見積として必要な条件を記載します。 国税庁「適格請求書等保存方式」 ／ 複数書類で満たす場合の取扱い

適格簡易請求書などは記載要件が異なります。対象となる取引と書類の区分を確認します。 国税庁「適格請求書等の記載事項」 ／ 適格請求書発行事業者公表サイト

1円の差は、丸める単位から確認する

切り捨て・四捨五入・切り上げなどの処理方法を経理と合意し、税抜・税込の別、値引きや送料の区分を含めてCRM・Excel・会計ソフトで照合します。税率は取引日と品目の区分に応じて判定できるようにし、制度変更時は適用時期を確認します。帳票には確定時の税率と税額を保持し、後日マスターを変更した場合も交付済みファイルを照合できるようにします。 国税庁インボイスQ&A（問57・問66・問67）

電子帳簿保存法は、発行した後の保存も設計する

メールやクラウドなどで見積書・納品書・請求書に相当する取引情報を電子的に送付・受領した場合、帳簿・書類の保存義務者は、授受した取引情報を電子データで保存します。メールの添付に取引情報があれば添付を保存し、本文にも取引情報があれば該当するメールも保存します。 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」 ／ 電子取引データ保存のよくある質問

検索要件には、税務調査時のダウンロード対応や基準期間の売上高などに応じた緩和があります。自社の保存方法、保存期間、取引形態ごとの扱いは、国税庁のチェックシートを参照し、経理や税理士と確認します。 国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」

発行済みファイルを、あとから同じ内容で取り出せるようにする

実務では、交付・受領したファイルを保存先に登録し、帳票番号、取引年月日、取引金額、取引先、改訂番号をひも付けます。商品名や顧客住所を後日変更しても、当時のファイルを取り出せる運用にします。ModTrackerを使う場合はCRMレコードの変更履歴として活用し、添付本体の差し替えや削除も追えるかは保存先で別途確認します。

誤りを訂正するときは、対象の帳票番号、修正内容、交付したファイルを追跡できるようにします。適格請求書の修正交付方法と、CRMでの訂正版の管理手順を合わせて決めます。 国税庁「修正した適格請求書の交付方法」 ／ 監査ログと保存のセキュリティ ／ 担当者・経理の権限設計

PDF・Excelテンプレート・freee連携を使い分ける

営業の見積・納品書はPDFまたは指定Excel書式、経理の請求書発行と入金管理はfreee、と工程を分ける構成も選べます。どの方式でも、同じ請求を複数のシステムから交付しないよう、最終発行元と保存先を決めます。 導入・運用コストの比較

営業と経理で、発行から取り出しまで1件通して試す

1. 見積を出す。 宛名、有効期限、長い商品名、複数ページを確認する。
2. 請求を確定する。 取引日、登録番号、混在税率・端数、値引きの結果を会計側と照合する。
3. 交付・保存する。 確定ファイルを保存し、日付・金額・取引先で探して表示・出力する。
4. 訂正を試す。 発行済みと訂正版の関係を確認し、freee連携を使う場合は再送で請求書が二重に作られないことも試す。

見積提出後にAIでフォローメールの下書きを作る場合は、承認済みの見積と参照履歴を使い、金額や送付先を人が確認する工程を決めます。 生成AIの営業活用例