VtigerCRM OSSの導入・運用 ｜ 他システムからの移行
kintoneからVtigerCRMへ移行できる？ CSV・添付ファイル・アプリ間の関連を確認する
顧客台帳や商談の基本項目は、項目を整えればCSVで移行できます。 添付ファイルは別途取得し、kintoneの関連レコード一覧は参照元と参照先のデータを移してから、VtigerCRMで関連や一覧を再構成します。
この記事では、顧客・担当者・商談アプリの項目対応例を使い、CSVで進められる範囲と、個別の変換・設計が必要な範囲を整理します。
01 ／ 移せるものを仕分ける
CSVで移すデータと、個別対応が必要なデータ
最初に、アプリごとに件数、項目、参照先、添付の容量、利用中の機能を棚卸しします。営業に必要な顧客・商談から始めると、残すべき履歴や自動化を判断しやすくなります。
| 対象 | kintoneからの取得 | VtigerCRMで行うこと |
|---|---|---|
| 文字・数値・日付 | レコードCSV | 型と必須項目をそろえ、対象モジュールへCSVを取り込む。 |
| 選択肢・担当者 | レコードCSV | 選択肢の値やユーザーの対応表を作る。複数担当者は主担当と共有先の扱いを決める。 |
| ルックアップ | 書き出した照合用の値・コピー先の値 | 元の照合キーから参照先を特定する。コピーされた値は、当時の値として残すか判断する。 |
| 関連レコード一覧 | 一覧の表示条件を控え、参照元・参照先のアプリを別々に書き出す。 | 参照フィールドや関連リストを設定。日付やステータスを使う表示条件は、移行先で再現方法を検討する。 |
| テーブル（明細） | 明細を含めると、1レコードが複数行のCSVになる。 | 親と明細を分離し、見積明細や関連する明細モジュールなど、用途に合う登録先を設計する。 |
| 添付・コメント・変更履歴 | 添付は別取得。コメントは別CSVに書き出せる。変更履歴は標準のファイル書き出し対象外。 | 本番で参照するものと、権限付きの保管先に残すものを分ける。 |
| プロセス・通知・権限 | 設定を棚卸しする。ステータスなどの値は対象項目として別に確認する。 | ワークフロー、アクセス権、通知を再設計し、一般ユーザーでも試す。 |
02 ／ 移行先を決める
kintoneの項目をどのモジュールに移すか
以下は、kintoneに顧客台帳、担当者、商談、問い合わせの各アプリがある場合の例です。移行前に、VtigerCRM側で利用するモジュール、必須項目、型、選択肢を確認します。kintoneで会社と担当者が1行に混在している場合は、会社と担当者のデータを分けます。
| kintoneアプリ | 元の項目・値の例 | VtigerCRMの移行先 | 変換・確認ルール |
|---|---|---|---|
| 顧客台帳 | 顧客コード C-001、会社名 | 顧客企業（Organizations）の顧客コード（追加項目）、顧客企業名 | 顧客コードを文字列で保持。支店ごとに別管理する場合はコードも分ける。 |
| 顧客台帳 | 郵便番号、住所、代表電話 | 顧客企業の住所・電話 | 請求先と送付先を区別し、郵便番号や電話番号の先頭の0を保持する。 |
| 担当者 | 姓、名、メールアドレス | 顧客担当者（Contacts）の姓・名・メール | 一列の氏名は分割ルールを決める。同姓同名や共有アドレスを確認する。 |
| 担当者・商談 | 顧客コードのルックアップ C-001 | 各モジュールの顧客企業への参照 | 移行先で C-001 に対応する企業を特定し、正しい企業レコードに関連付ける。 |
| 商談 | 商談名、見込金額、受注予定日、進捗 | 案件（Opportunities）の案件名・金額・完了予定日・営業ステージ | 金額の通貨と日付の形式を統一。「見積中」などの値を移行先の選択肢に対応させる。 |
| 商談 | 営業担当 sato | 案件の担当者（Assigned To） | 旧ログイン名と新ユーザーを対応付ける。退職者・複数担当の扱いを決める。 |
| 問い合わせ | 件名、本文、受付日 | サポートチケット（HelpDesk）など | 受付日を記録用の項目に保存し、移行で作成された日時と区別する。 |
| 商談・問い合わせ | 提案書、調査資料（添付） | ドキュメント（Documents）またはアクセス制御された保管先 | ファイルを別取得し、移行元キーで対応する案件・チケットに関連付ける。 |
移行元キーを残す。 アプリIDと、そのアプリのレコード番号を組み合わせます。例えばアプリID 42、レコード番号 117 を 42:117 として台帳に記録します。複数のkintone環境を統合する場合は環境の識別子も含めます。顧客コードは業務上の照合に、移行元キーは再取り込みや添付の追跡に使います。
03 ／ 参照関係を作る
顧客企業を先に登録し、担当者・商談を関連付ける
- 参照先を先に準備する。 担当ユーザーを用意し、顧客企業を登録します。続いて顧客担当者、案件、問い合わせを、参照先が登録済みになる順序で取り込みます。
- 照合用の対応台帳を作る。 例えば顧客コード
C-001と、移行先の顧客企業IDを対応付けます。元の商談にC-001があれば、その台帳で参照先を特定します。同名や欠落は例外一覧に残し、担当者に確認します。 - 取り込み時の参照項目をテストする。 OSS 8.4.0の標準CSVインポートには、参照先の名称を照合し、見つからないときに新規作成を試みる経路があります。顧客コードをCSVの参照欄に渡すだけで照合できると考えず、列の指定と実際の登録先を少量で検証します。名称で一意に解決できない場合は、IDを扱える移行処理などを検討します。
- 関連一覧の条件を再構成する。 例えば「顧客コードが一致し、未完了の商談だけを表示」なら、企業と案件の関連を登録したうえで、未完了の絞り込みをVtigerCRMの一覧やレポートで再現できるか確認します。
04 ／ 添付・明細・履歴を扱う
添付ファイルは元のレコードとの対応を保って移す
添付ファイルはCSVとは別に取得する
少数なら画面からダウンロードできます。多数ある場合は、kintoneのレコード取得APIで添付の fileKey を取得し、ファイルダウンロードAPIで実体を取得する方法があります。必要な閲覧権限を確認し、移行作業用の環境で認証情報を管理します。
取得時に移行元キー、添付項目名、ファイル名、サイズ、処理結果を台帳に記録します。同じファイル名が別の案件にあっても、移行元キーで区別できます。VtigerCRMにドキュメントを登録する場合は、案件やチケットとの関連を設定し、一般ユーザーの権限でも想定どおり開けるかを確認します。途中で失敗した場合は、台帳で未完了分を特定します。
テーブル明細は親と子に分ける
商談1件に明細が3行ある場合、出力CSVには商談情報が繰り返し載ります。先頭列のレコード開始マークなどを使ってグループ化し、案件は1件、明細は3行として分離します。見積・商品明細に移す場合は、商品との照合、数量・単価・税の扱いを決め、元の合計金額と照合します。
履歴と運用ルールは残し方を決める
kintoneのレコードコメントは、書き出せる場合に別CSVで確保できます。元の投稿日時や投稿者を保持する必要があれば、旧履歴として参照する方法も検討します。承認フロー、通知、アクセス権は設定を記録し、VtigerCRMで必要な範囲を再現します。
05 ／ 少量テストから本番切替へ
件数・関連・添付・権限を照合する
- 書き出し条件を記録する。 閲覧権限や一覧の絞り込みで対象が漏れないようにし、対象件数を控えます。CSVの文字コード、改行、日付、電話番号やコードの先頭の0が保存されるか確認します。
- 検証環境で少量を取り込む。 例えば10〜30件から始め、同名企業、必須項目の欠落、未登録の担当者、複数行の明細、添付ありのレコードを含めます。通知が利用者や顧客へ誤送信されないよう、検証環境の設定も確認します。
- 元データと照合する。 モジュール別の件数に加え、参照先なし・重複・明細行数・金額合計・添付の件数とサイズを確認します。営業やサポートの一般ユーザーで、必要なデータだけ見えることを確かめます。
- 切替の締め時刻を決める。 kintoneでの更新を停止する時間を決めるか、増分の取得・照合方法を用意します。本番取り込み前のバックアップ、差し戻し手順、保留したデータの扱いも決めてから切り替えます。
参照資料 kintoneのCSV書き出し手順 ↗ ／ VtigerCRM OSS 8.4.0配布コード（標準インポート） ↗
vtplus ｜ VtigerCRMへの移行相談
CSV・添付・アプリ間の関連をどこまで移せるか相談する
アプリ数、概算件数、添付の容量、維持したい関連を整理すると、CSVで進める範囲と個別対応の範囲を判断しやすくなります。初回は、個人情報を除いた項目一覧や画面の構成からご相談いただけます。