Nextcloud・Google Drive・OneDrive・Dropbox・Boxを比較。中小企業の外部ストレージ選び

01 ／ 法人プランを比べる

外部ストレージ5サービスの料金と容量

見積書は営業担当者のOneDrive、顧客から届いた図面はメール、過去の契約書は社内のファイルサーバー。置き場所が分かれていると、担当者が休んだ日や異動したときに、最新版を探すだけで時間がかかります。

下表は国内で確認した代表プランです。料金は年契約時の月額換算、1ユーザーあたり、税別。Boxは公式の税込価格を税別に換算しています。

料金・容量の確認先　Nextcloud OSS本体 ／ Google Workspace ／ Microsoft 365・SharePointの容量 ／ Dropbox国内料金表・国内販売店の税別料金 ／ Box Japan

02 ／ 実際の使い方で比べる

運用の違いはファイルを置いてから見えてくる

Nextcloudは保管先と運用を自社で管理できる

Nextcloud Filesはブラウザーでのファイル管理、PC同期、公開リンク、版管理に対応します。File Dropを使えば、取引先に提出専用リンクを送り、既存ファイルを見せずに資料を受け取れます。実際の保存容量は用意したストレージに依存し、大きなファイルのアップロードはPHPやWebサーバーなどの構成にも左右されます。

見積りではファイル本体に加え、ごみ箱や旧版、一時ファイルの領域を見込みます。バックアップ先は別に確保し、ファイル・設定・DBを復元できる担当を決めます。運用を委託したい小規模企業にはマネージド型が候補です。公式のEnterpriseサブスクリプションは公開価格で100ユーザーからです。 Nextcloud OSS版の紹介 ／ 大容量ファイルの設定 ／ バックアップ手順 ／ 公式サポートと料金

Google Driveはチームの原本を共有ドライブへ置く

GmailやGoogleドキュメントを利用している会社なら、共有ドライブに部署や案件の原本をまとめられます。担当者のマイドライブから移すときは、誰が閲覧・編集できるかを確認します。Business Starterでも共有ドライブは使えますが、管理機能にはエディション差があります。30人のStarterでは30GB×30人で900GBのプールとなり、Gmailなどですでに使っている分も考慮します。 共有ドライブの管理と対応エディション ／ Google Workspaceのストレージ

OneDriveとSharePointで個人作業と部署の原本を分ける

担当者が下書きを作る場所はOneDrive、引き継ぎが必要な見積書や手順書の原本はSharePointの共有ライブラリ、という分け方ができます。ExcelやWordを日常的に使う会社は、現在の契約で共同編集まで試せます。部署の保管容量は、OneDriveの人数分の合計と分けて、SharePointに割り当てられた組織の容量で見積もります。 Microsoft公式の使い分け ／ SharePointの制限

DropboxはPC同期を軸にチームの資料をそろえる

エクスプローラーやFinderでファイルを扱う日常の操作を保ちながら、チームの共通フォルダを持ちたい会社に向きます。国内料金表は「Standard」と表記していますが、公式ヘルプは日本のチーム向けの該当仕様を「Standard クラシック」と案内しています。5TBの条件、最低人数、復元できる期間は申込時のプランで確認します。 国内向けプラン ／ StandardとStandardクラシックの違い

Boxは社外メンバーの権限と1ファイルの上限を見る

取引先と図面や契約書を継続的にやり取りするなら、閲覧用の共有リンクで足りるのか、相手をフォルダの共同作業メンバーとして招待するのかを先に決めます。Businessの総容量は無制限ですが、1ファイルは5GBまでです。Business StarterやBusinessでは、許容数を超えた外部コラボレーターが契約席数に含まれることがあるため、社外メンバーが多いならBusiness Plusも比較します。 Boxの料金とアップロード上限 ／ 外部ユーザーと契約席数

03 ／ 30人で導入する費用を試算する

30人で始める場合の年間費用

営業と事務の30人で、チーム全体のファイルが現在300GBあり、毎月20GBずつ増えるとします。1年後のファイル本体は約540GBです。Google Workspace Business Starterは組織全体で900GBのため、Gmailなども含めた使用量が枠内に収まり、必要な共有機能を満たせば候補に入ります。Box Business Starterの100GBでは、この試算の容量を満たせません。

04 ／ 案件と保管先を結び付ける

VtigerCRMの案件から資料を開けるようにする

VtigerCRMには顧客・案件・担当・対応履歴を、外部ストレージには見積書・仕様書・図面の原本を置きます。まずVtigerCRMの顧客企業や案件にURL型の項目を追加し、権限のある人が開ける案件フォルダのリンクを登録します。Nextcloud、SharePoint、Googleの共有ドライブなど、実際の保管先に合わせて始められます。

CRMで案件を開ける権限と、ストレージで資料を開ける権限は別々に確認します。営業担当、別部署の社員、取引先の3種類で、見せる予定の資料だけが開くかを試します。案件作成に合わせてNextcloud側にフォルダを作ったり、CRMの関連タブからファイルを操作したりする場合は、追加の連携機能として設計します。 NextcloudとVtigerCRMの連携例

05 ／ 1案件で試す

まず1案件で共有と復元を試す

候補を決めたら、実際の案件を想定したフォルダを1つ用意し、①社内で原本を探す、②取引先に必要な資料だけ共有する、③誤って上書きした資料を戻す、④異動や退職に伴いアクセスを外す、の4つを試します。普段扱う最大サイズのファイルでもアップロードを試せば、料金表では分からない使い勝手を比較できます。