中小企業のCRM導入ガイド
kintoneとVtigerCRMを比較｜費用・SFA・ワークフロー・メール配信
営業の顧客台帳を整えたい。見積もりの承認も管理したい。顧客への案内メールも送りたい。こうした要望は、同じ画面で扱う必要があるものと、専用の仕組みに任せられるものに分けると比較しやすくなります。
本記事では、業務アプリを組み立てるkintoneと、顧客・商談・問い合わせの標準モジュールを備えたVtigerCRM OSS 8.4を比較します。50人分の費用と、SFA（営業支援）、ワークフロー、メールマーケティングに必要な設定を整理しました。
kintoneとVtigerCRM OSSの比較表
現場が自分たちでアプリを作り、営業以外の申請や台帳も同じ環境で扱うならkintoneが候補です。顧客・商談・活動・問い合わせの関係を標準機能から組み立て、設置先を自社で選びたい場合はVtigerCRM OSSが候補になります。
| 比較軸 | kintone | VtigerCRM OSS 8.4 |
|---|---|---|
| 費用 | スタンダードを50人で月9万円・年108万円。アプリ構築の工数や有償オプションも見積もる | 本体のユーザー単位のライセンス料は0円。構築・サーバー・保守・拡張を見積もる |
| SFA機能 | 顧客・案件・活動履歴のアプリを設定し、相互に関連付ける | 顧客企業・担当者・商談・活動・問い合わせの標準モジュールを利用 |
| ワークフロー | プロセス管理でステータス・作業者・アクションを設定。申請や承認を運用に合わせる | 条件に応じてメール、タスク、項目更新などを実行。承認経路や差し戻しは要件に合わせて設計 |
| メールマーケティング | 標準通知と、代表メール対応用の有償オプション。継続配信には外部ツール連携を検討 | 標準のメール送信とワークフロー。セグメント配信や配信停止を管理する場合はMA・配信サービスとの連携を検討 |
kintoneはクラウドサービスです。Vtigerは自社で選んだサーバーに設置するOSS版8.4.0を対象とします。
費用｜50人で使う場合の月額と年額
50人全員が個別アカウントで12か月利用する前提です。kintoneは公開単価で基本利用料を計算し、VtigerCRM OSSは本体の利用料と、別に予算化する運用費を分けます。
| 製品・コース | 計算の前提 | 月額 | 年額 |
|---|---|---|---|
| kintone ライト | 月1,000円 × 50人 | 5万円 | 60万円 |
| kintone スタンダード | 月1,800円 × 50人 | 9万円 | 108万円 |
| VtigerCRM OSS 8.4 | 本体のユーザー単位のライセンス料 | 0円 | 0円 |
kintoneは、プラグインや外部サービス連携が必要ならスタンダードを基準にします。VtigerCRM OSSを自社運用する場合、仮にサーバー・バックアップに月1万円、保守に月4時間を使い、工数を1時間5,000円とすると、月3万円・年36万円です。この金額は内訳を示すための例です。実際の構成と工数は、同時利用者数、データ量、バックアップや復旧の条件で変わります。
初年度の予算には、どちらも初期設定、データ移行、社内教育を加えます。配信ツール、追加開発、外部サポートが必要な場合は別項目として見積もります。既存のkintoneを社内申請で使い続ける場合は、移行後も契約が残る人数を費用に入れます。
サイボウズ公式｜kintone料金 ／ Vtiger公式｜OSS版の提供形態 ／ 初期費用と運用費を含む5年間のTCO試算
SFA機能｜顧客・商談・活動をどう管理するか
kintoneは、営業の進め方に合わせてアプリを組み立てる
顧客、案件、活動履歴のアプリを用意し、ルックアップで顧客マスターを参照します。関連レコード一覧を使えば、顧客の画面にその会社の案件や活動履歴を表示できます。案件の金額・進捗・受注予定日・次回対応日をそろえれば、営業会議用の一覧や集計も作れます。アプリを増やす際は、顧客コードや担当者の項目をどのアプリで管理するかを決めておきます。
VtigerCRM OSSは、営業とサポートの標準モジュールから始める
顧客企業、担当者、商談、予定・タスク、問い合わせを、標準の関連付けを使って管理します。たとえば顧客企業の画面から、営業が登録した進行中の商談と、サポートが受け付けた問い合わせを確認できます。案件の進捗や見込み金額は一覧・レポートで確認し、自社独自の予実集計や画面が必要なら、設定や拡張でどこまで対応するかを判断します。
ワークフロー｜承認する人と、自動で動かす処理を決める
kintoneはプロセス管理で、次に確認する人を決める
見積承認を例にすると、「下書き」「申請中」「承認済み」などのステータスを設け、申請・承認・差し戻しのアクションと作業者を設定します。申請した人と承認する人のアカウントで試し、条件によって承認者を変える必要や、代理承認・複数人承認がある場合は、標準設定と追加機能の範囲を確認します。
VtigerCRM OSSは商談や顧客の条件に応じて処理を動かす
たとえば商談が受注に変わったら引き継ぎタスクを作り、関係者に知らせる、といった定型処理を設定できます。実行条件やアクションによっては、サーバーのCRONとCRMのスケジューラーが動作していることを確認します。人が承認する工程も必要な場合は、誰が操作できるか、差し戻した後にどこへ戻るか、履歴をどう残すかまで検証します。
kintone公式｜ワークフロー設計 ／ VtigerCRM OSSの標準ワークフロー ／ スケジューラーとCRONの仕組み
メールマーケティング｜社内通知・顧客連絡・継続配信を分ける
「見積もりが承認されたと営業に知らせる」「顧客に見積書の送付を連絡する」「製品案内を希望者へ配信する」では、宛先の選び方も、残すべき履歴も異なります。顧客向けの継続配信には、配信対象の振り分けや配信後の反応管理を行うMA（マーケティングオートメーション）も候補になります。
| 用途 | kintone | VtigerCRM OSS 8.4 |
|---|---|---|
| 社内の担当者通知 | アプリの通知。利用者の設定に応じてメールでも受信 | ワークフローで対象者へメールを送信 |
| 顧客への連絡 | 有償のメール共有オプションで、代表アドレスの送受信や対応履歴を共有 | 顧客レコードからの送信や、条件付きのメール送信。送信サーバーを設定 |
| メルマガ・ステップ配信 | 配信サービスやMAに顧客情報を連携し、配信対象と停止情報を管理 | 標準の複数宛先への送信機能も利用可能。継続配信で必要なセグメント・配信停止・反応管理は、MauticなどのMAや配信サービスを組み合わせて設計 |
CRMで顧客企業・担当者・商談を管理し、Mauticでは業種や関心に応じたグループへの配信を行う構成例です。CSVまたはAPI連携を設計し、顧客ID、配信可否、配信停止、不達をどこで管理するか決めます。配信停止した人を次回のCRMデータ同期で再登録してしまわないか、テスト用のアドレスで確認します。
kintone公式｜通知メール ／ メール共有オプション ／ VtigerCRM OSS 8.4.0の配布コード ／ VtigerCRMのメール設定と切り分け ／ Mautic公式｜メール配信
自社に合うか、同じ案件で試す
- 顧客・商談・活動を登録する。 担当者を替え、別の人でも履歴と次の対応日をすぐ確認できるかを見ます。
- 見積承認と受注後の引き継ぎを試す。 差し戻しの操作、受注後の通知先、設定を変更する担当者を確認します。
- 配信対象を取り出す。 配信を希望する顧客だけを抽出し、配信停止した人が次回の送信対象から外れるかを試します。
すでにkintoneで社内申請が定着しているなら、申請を残しながら営業部門だけでVtigerCRM OSSを試す方法もあります。その場合は顧客情報を更新するシステムを決め、担当者や企業の二重登録を防ぐ照合キーを用意します。
VtigerCRMを候補にしたら、営業と顧客対応の流れを試す
入門ガイドで顧客企業・商談・問い合わせの関係を確認できます。既存のkintoneからの移行や、業務支援アプリ・運用支援も検討する場合は、利用人数、残したいアプリ、移したいデータを添えてvtplusへご相談ください。