中小企業のCRM導入ガイド
kintoneからCRMに乗り換える理由｜営業管理を見直す5つのサイン
kintoneに案件は登録されているのに、営業会議の前になると各部署からExcelを集めて売上見込みを作り直す。担当者が替わるたびに、顧客とのやり取りを複数のアプリから探す。こうした作業が毎週続くなら、営業管理の見直し時です。
kintoneでは顧客・案件を管理するアプリを作れます。いま困っている業務を整理すれば、既存アプリの見直しで解決できるか、営業だけをCRMに移すか、より広い範囲を移行するかを判断できます。本記事では、VtigerCRM OSS 8.4を移行先の一例として扱います。
kintoneからCRMへの乗り換えを検討する5つの理由
1. 顧客情報を複数のアプリで直している
営業とサポートが別々の顧客台帳を持つと、担当者の異動やメールアドレスの変更が片方にしか反映されず、古い情報が残ります。まず顧客マスターを一つにし、案件や問い合わせからその情報を参照する形にそろえます。登録・更新の責任を決めても転記が残る場合は、顧客企業と担当者を軸に関連情報を管理できるCRMを候補にします。
2. 売上見込みを営業会議のたびに集計し直す
部署ごとに「商談中」や「受注見込み」の定義が違うと、集計結果をそのまま使えません。案件フェーズ、受注予定月、見込み金額の入力ルールをそろえ、現行アプリで月別・担当別に一覧化します。部門をまたぐ集計や確認の手作業が続く場合は、CRMの標準の商談・レポート機能で実際の会議資料を再現できるか試します。
3. 営業とサポートの引き継ぎに時間がかかる
問い合わせを受けても、見積時の約束や前回対応がどこにあるか分からないと、営業への確認が増えます。たとえば、営業が商談に残した「納品後の操作説明が必要」という記録を、サポート担当が顧客企業からたどれるか確認します。検索の手間に加え、役割ごとにどこまで閲覧できるかも比較します。
4. アプリや連携を変更できる人が限られている
項目を一つ変えるだけでも、どのアプリ、通知、プラグイン、外部連携に影響するか調べる必要がある。こうした状態では、担当者の異動時に改善が止まりやすくなります。現在の依存関係と管理者を棚卸しし、移行先ではどこまで標準機能で構成できるか、変更や更新を誰に任せるかを確認します。
5. 利用部門の拡大に合わせ、費用の構成を見直したい
営業以外の部門にも顧客情報を共有すると、契約IDや連携サービス、管理工数が増えることがあります。営業だけを移しても、kintoneの申請や台帳を使い続ける人の契約は残ります。現状維持と移行後それぞれで、残る契約、増える支払い、社内で確保する時間を見積もります。
現行改善・営業だけの移行・全面移行をどう選ぶか
| 選択肢 | 向いている状況 | 最初に確認すること |
|---|---|---|
| kintoneの現行アプリを改善 | 課題が顧客マスターの重複や集計ルールのばらつきに絞られ、設定を見直せる担当者がいる | 顧客コード・入力ルール・案件一覧をそろえ、転記や集計の時間が減るか測る |
| 営業だけをCRMに移して併用 | 申請などの既存アプリは定着し、営業・顧客対応の改善を先行したい | 顧客情報を更新するシステム、連携する項目、kintoneに残る利用者を決める |
| kintoneを終了し全面移行 | 営業・顧客対応に加え、廃止予定のkintoneアプリが担う業務も移行先で再現できる | 承認・帳票・通知・外部連携・履歴の扱いを確認し、切り替えと旧環境の参照方法を決める |
たとえば、顧客の会社名と担当者情報はVtigerCRMで更新し、kintoneの稟議アプリでは共通の顧客コードで参照します。稟議の承認結果を商談に反映する場合は、その項目だけを連携対象にし、反映漏れや重複が起きたときの確認担当も決めます。
VtigerCRM OSS 8.4では、顧客企業、担当者、商談、活動、問い合わせの標準モジュールから検証を始められます。自社で使う見積承認や月次の売上見込み表は、現行業務と同じ条件で再現できるか確かめます。
50人利用の費用例｜残るkintone契約も計算する
kintoneスタンダードの公開単価は1人あたり月1,800円（税別）です。50人が12か月利用する場合、基本利用料は年108万円。移行後も50人がkintoneを使うなら、この費用はそのまま残ります。
仮に、申請や台帳に必要な契約IDが30人に減り、変更後の人数で12か月契約できる場合、基本利用料は年64万8,000円です。差額の年43万2,000円はkintone基本利用料だけの差です。CRMの新規費用、移行作業、二重契約期間、連携保守を加えたうえで、初年度と翌年度以降の総額を比べます。現在の利用状況と、契約変更の適用時期は事前に確認してください。
VtigerCRM OSS 8.4を自社運用する場合、本体のユーザー単位のライセンス料は0円です。サーバー、バックアップ、更新、復元確認や、必要な導入・保守支援の費用を加えます。費用の差とあわせて、営業会議の準備や顧客情報の確認に毎月何時間使っているかも測っておきます。
本番移行を決める前に、営業の一連の仕事を試す
まず営業1チームで、「顧客登録 → 商談更新 → 月次の見込み集計 → 受注後の引き継ぎ」を通します。現行環境と同じ作業を行い、次の点を記録して、継続・改善・移行を判断します。
- 業務の時間と件数を比べる。 売上見込み表の作成時間、顧客情報を探す時間、二重入力が必要な件数を、現行環境と試行環境で測ります。
- 移すデータと参照用に残すデータを決める。 顧客・担当者・商談の基本項目に加え、添付ファイル、コメント、承認や変更の履歴のうち、業務に必要なものを決めます。kintoneではレコードコメントを別CSVとして出力できます。添付や関連レコード一覧、変更履歴は通常のファイル書き出し対象外なので、取得・再構成・保管方法をそれぞれ検討します。
- テスト移行の合格条件をそろえる。 抽出した案件で、顧客・担当者・商談が正しく関連付くか、添付を開けるか、必要な人だけが閲覧できるかを確認します。移行前後の件数を照合し、差分を取り込む時点と切り替え後の問い合わせ窓口も決めます。重要な案件や添付に不一致が残る場合は、本番切り替えを延期して原因を調べます。
kintone公式｜ファイル書き出し時の注意事項 ／ kintoneからVtigerCRMへの移行手順｜CSV・添付・関連付け
kintoneに残す業務と、CRMに移す業務を整理する
VtigerCRMを候補にする場合は、現在のアプリ一覧、営業で困っている作業、残したい承認や連携、移したい履歴をお知らせください。vtplusでは、VtigerCRMを使う場合の導入範囲、データ移行、運用の分担を相談できます。