Salesforceから移行できるCRM4選｜商談・履歴・添付を引き継ぐには

Salesforceから移行できるCRM・業務アプリ基盤4選

まず、顧客と商談だけで始めるか、活動履歴・添付ファイル・独自の業務データも移すかを決めます。その範囲で、移行先のツールと必要な個別作業を比べます。

Zoho CRM公式｜Salesforceからの移行 ／ HubSpot公式｜Smart Transferの手順 ／ HubSpot公式｜移行できるデータの種類 ／ kintone公式｜ファイルからレコードを読み込む

専用の移行機能を使う場合も、添付と独自項目を先に試す

Zoho CRMでは、添付の実ファイルと元レコードとの対応表が必要です。HubSpotは、カスタム項目のマッピングにData Hubの契約が必要と案内しています。既存のHubSpot–Salesforce同期を使っている場合は、Smart Transferと同時に使うと重複の原因になるため、現在の同期設定を先に確認します。

費用はライセンスのほか、移行ツールや委託、添付の再登録、連携の作り直し、両システムを契約する期間まで見積もります。CRMにログインする人数と、過去データを参照する人の範囲も分けて考えます。

Salesforceからデータを書き出す方法を確認する

管理者が、現在のエディションと権限で使える方法を確認します。契約更新や終了の直前に初めて試すと、取得待ちや権限の確認で日程がずれることがあります。必要なオブジェクトを決め、少量で書き出しを試しておきましょう。

• データのエクスポート　使える場合は、対象データをCSVのセットとして取得できます。添付、ドキュメント、Salesforce Filesが必要なら、エクスポート時に該当するオプションを選びます。実行頻度やダウンロード期限も確認します。
• Data Loader　対応エディションと権限がある場合、対象オブジェクトを指定してCSVへ出力できます。ファイル本体が必要な場合は、CSVとあわせて、元環境で利用できるファイル取得方法を確認します。
• レポートのエクスポート　取得できる項目と行の範囲を確認して使います。移行用なら詳細行を出力し、必要な照合キーや関連先のIDが取得できるか確かめます。

Salesforce公式｜バックアップデータのエクスポート ／ Data Loaderの対応エディション ／ レポートのエクスポート

何が移る？ Salesforceのデータと移行先の対応表

契約終了を決める前に、試験移行と切り替え条件をそろえる

1. 移すデータを決める。 進行中の商談を優先し、過去の商談・メール・添付のうち、新CRMで参照するものと別に保管するものを決めます。現在のユーザーと退職・異動済みの所有者の扱いも整理します。
2. 少量のデータを関連順に取り込む。 ユーザー・権限を整え、取引先、担当者、商談、活動・添付の順を基本に、対象ツールの手順に従います。同名の会社、複数の担当者がいる商談、添付付きの案件をサンプルに含めます。
3. 件数と業務の見え方を照合する。 成功・失敗件数、進行中商談の金額合計、関連付け、添付、担当者の閲覧範囲を確認します。取り込み前に移行先の通知や自動メールを止め、検証用の宛先で動作を確認します。
4. 差分反映と本番切り替えを決める。 旧環境への入力を止める時刻、最後の差分を反映する方法、結果を承認する人を決めます。重要な関連や添付の照合が終わるまで、契約条件の範囲内で旧環境の参照を確保します。