実は地味に便利なのが今回ご紹介するメールマネージャー機能です。

顧客から受信したメールをCRM上のデータに紐づけたり、受信メールをトリガーにアクションを作成することができます。

例えば、顧客から見積依頼のメールがあった場合、そのメールをトリガーにタスクを作成することができます。

メールマネージャーの設定方法

ユーザーの左メニューから【Mail Manager】を選択します。

初回時はメールボックスの設定を行います。【メールボックスの設定】をクリックします。

メールボックスの作成画面で【アカウントの選択】を行います。利用中のご自分のメール環境に合わせて選択してください。

SMTPサーバーを使っている場合は【その他】を選択し、メールサーバー、ユーザ名、パスワードの設定を行います。一般的なメール環境であれば、必須（*）のみ入力し、残りの設定は規定値で問題ないと思います。保存を押してエラーが出なければ設定完了です。

設定に問題なければ以下の画面になります。メールの受信ボックスの閲覧だけでなく、メールの送信も可能です。

CRMに登録されている顧客のメールアドレス宛にメールを送信した場合、顧客画面のメールタブに送信履歴として紐づきます。

受信したメールをトリガーにアクションを起こす場合は、該当のメールを選択し、右側のウィンドウに表示させます。

左上にメールアドレスにヒットした顧客が表示されます。顧客名の先頭のチェックボックスにチェックを入れてください。

最後に上部中央の【活動（アクション）】のプルダウンを押して実行するアクションを選択します。

アクションの内容は以下になります。

アクション名内容
ToDoに追加クィック作成でToDo(タスク)を作成
予定に追加クィック作成で予定(イベント)を作成
問合せに追加クィック作成で問合せを作成
コメントに追加顧客担当者情報のコメント欄に追加
メールに添付顧客担当者情報のメールタブに受信メールとして紐づけ
商談に追加クィック作成で商談を作成

ここで注意点

クィック作成のウィンドウが開きますが、ここで【詳細画面に移動】を押すと、顧客担当者との紐づけが切れてしまいます。これはVtigerCRMの仕様で詳細画面に遷移したときに関連付けの情報がクリアされてしまうからです。対応方法としては以下になります。

方法①詳細画面には移動せず、いったん、クィック作成で作成・保存し、その後、詳細情報を入力する。

方法➁【顧客担当者】の項目をクィック作成の項目に追加することです。これはレイアウトエディタで簡単に修正できます。

運用の兼ね合いでお好きな方法をご選択ください。

注意点その２

残念なことに、クィック作成でデータを作成するときに、該当の受信メールとの紐づきは作成されません。仕様なのか、バクなのか？　少し残念ですね。　なので、メール本文などを各データの説明やコメント欄にコピペする運用になるかと思います。　ほんと残念。。。。

いかがでしたでしょうか。

一部残念な仕様はありますが工夫次第で使える機能だと思います。

ぜひ、お試しください。